Regels bij activiteiten

Door Afdelingen worden verschillende activiteiten georganiseerd. Afdelingen zijn daar uiteraard volledig vrij in. Voor sommige activiteiten kan onderstaande informatie handig zijn, omdat er bepaalde wettelijke regels zijn waarmee rekening dient te worden gehouden.

Bingo
Voor het organiseren van een bingo of andere kleine kansspelen moet de vereniging (Afdeling) aan een paar wettelijke voorwaarden voldoen. Die voorwaarden staan in artikel 7c van de Wet op de Kansspelen. Het gaat om:

• De avond mag alleen georganiseerd worden door een Nederlandse vereniging, die al drie jaar bestaat
• De vereniging die de bingo houdt, moet een duidelijk beschreven doel dienen, en dat doel mag niet het organiseren van kansspelen of gokspellen zijn
• Er is een limiet voor wat betreft de hoogte van het prijzengeld, of de waarde van de prijzen. In geld uitgedrukt mogen die niet hoger zijn dan € 400,- (per prijs, serie prijzen of per set) en de gezamenlijke waarde van alle prijzen die er te winnen zijn mag niet meer bedragen dan
  € 1.550,-
• De opbrengst van de bingo moet ten goede moet komen aan een algemeen belang
• Een vergunning is niet verplicht, maar de bijeenkomst voor de bingo moet wel minimaal 14 dagen van te voren worden gemeld. Dit moet gemeld worden aan de burgemeester en wethouders van de desbetreffende gemeente waar de bingo(avond) zal plaatsvinden. Men moet hierbij eveneens de exacte locatie en het tijdstip van de bijeenkomst doorgeven. Hoewel men dus geen toestemming hoeft te vragen middels een vergunning, is men wel verplicht de bingo aan te melden

(Informatie afkomstig van website http://bingospelen.tips/bingo-organiseren/)

Organiseren van een evenement (bijvoorbeeld jubileumfeest)

Wanneer men een evenement organiseert, zal men hiervoor mogelijk een of meerdere vergunningen moeten aanvragen. We bespreken de vergunningen waar men als organisator het meest mee te maken krijgt.

Vergunningen zijn sterk regiogebonden, daarom gaan we hier niet in op details. Informeer bij de stad of gemeente waar het evenement plaatsvindt. Het is sowieso een goed idee om de organisatie van het evenement aan de lokale overheid te melden. In sommige gevallen is dat zelfs verplicht. Vaak hebben gemeenten een pagina met informatie over de regels.

Evenementenvergunning
Organiseert men een evenement op een publiek toegankelijke plaats? Dan is mogelijk een evenementenvergunning van de gemeente nodig. Voor kleine evenementen volstaat het soms gewoon melding te maken. Vindt het evenement plaats op of aan het water dan moet men meestal bij de provincie of het verantwoordelijke bestuur voor het betreffende water aankloppen. De vergunninghouder (meestal de organisatie van het evenement) is verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de deelnemers en bezoekers op het evenemententerrein. In de vergunning staat welke maatregelen men als organisator moet nemen om de openbare orde, gezondheid en (brand)veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe incidenten moeten worden aangepakt. Een veiligheidsplan, draaiboek en/of risicoanalyse kan een verplicht onderdeel zijn van de procedure.

Auteursrechten en billijke vergoeding
Wanneer er muziek is op het evenement, ook al is het achtergrondmuziek, moet men auteursrechten betalen via Buma/Stemra en Sena (zie ook een andere pagina in het handboek over collectieve regelingen van KBO-Brabant hiervoor en check vooral of uw evenment wel onder deze voorwaarden valt: klik hier).

Geluidsoverlast
Speelt muziek een belangrijke rol op het evenement of brengen de gasten de nodige decibels met zich mee? Ga dan na of een vergunning voor geluidsoverlast nodig is. Die valt onder de milieuvergunning en beperkt het maximaal aantal decibels. Zeker in de buurt van woningen wordt 's nachts en op zondag streng opgetreden wanneer de geluidsnorm overschreden wordt. Sommige locaties zijn daarom voorzien van een geluidsbegrenzer.
In sommige gevallen is men niet verplicht om een milieuvergunning aan te vragen. De afgelopen jaren is de regelgeving rond geluidsnormen strenger geworden en doet men er goed aan om het geluidsvolume te meten (voor grote evenementen is dit verplicht). Evenementen met gemiddeld 95 decibel over een kwartier of 100 decibel over een uur, zijn bovendien verplicht om gratis oorbeschermers uit te delen.

Plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes
Wanneer men een tent, podium, stelling of tribune plaatst, moet men toestemming vragen aan de gemeente. De brandweer zal de locatie en constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Om een vergunning aan te vragen, moet men zaken als een plattegrond van de tent, de afmetingen, indeling, materiaal, het aantal gasten en dergelijke doorgeven. Ook de nooduitgangen en evacuatieroutes duidt men aan in het dossier.

Sluitingsuur
Veel locaties moeten zich houden aan een sluitingstijd die zeker niet overschreden mag worden. De buurtbewoners mogen in ieder geval na tien uur 's avonds geen last ondervinden van het evenement en het publiek. Wil men afwijken van het standaard sluitingsuur? Dan is schriftelijk toestemming vragen aan de lokale overheid verstandig.

Sterke dranken
Wanneer men alcoholische dranken wil aanbieden zijn er twee vergunningen nodig: een tapvergunning en een vergunning voor het schenken van sterke drank. Meestal beschikt de locatie zelf over de nodige vergunningen. Is dit niet het geval of richt men zelf een locatie in, dan moeten vergunningen worden aangevraagd bij de gemeente.

Voeding
Er zijn strenge regels verbonden aan de bereiding van voedsel. Vraag steeds of de cateraar en uitbaters van eetkramen over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.

Vuurwerk
Wie (professioneel) vuurwerk afsteekt, heeft daar een vergunning voor nodig van de gemeente of provincie. Men kan een pyrotechnisch bedrijf vragen de vergunningaanvraag (versneld) te verzorgen. Het vuurwerkbedrijf moet daarnaast zelf ook nog beschikken over de nodige vergunningen om het vuurwerk te mogen afsteken.