Wie de programma’s Word, Excel en Outlook wil gebruiken, zal ervoor moeten betalen aan maker Microsoft. De softwaremaker heeft daarvoor een aantal pakketten. De verschillen daartussen zitten ‘m bijvoorbeeld in het aantal computers waarop u de programma’s kunt installeren, in eenmalig kopen of een abonnement betalen en natuurlijk in de kosten. Microsoft maakt onderscheid tussen de pakketten Microsoft 365 (voorheen Office 365) en Office 2021.

Microsoft 365 werkt volledig via internet. Het pakket bevat Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access en Teams. Daarnaast krijgt de gebruiker gratis updates, het programma Skype en 1 TB (duizend gigabyte) online opslagruimte in clouddienst OneDrive.

Elke gebruiker van Microsoft 365 kan op maximaal vijf apparaten tegelijk zijn ingelogd. Wat wil dat zeggen? In principe is er geen limiet aan het aantal apparaten waarop een gebruiker z’n pakket kan installeren. Maar het product werkt met een Microsoft-account, dat bijhoudt op hoeveel apparaten het tegelijkertijd actief is. Wie Microsoft 365 op bijvoorbeeld zes pc’s installeert, kan het product op maximaal vijf daarvan tegelijkertijd gebruiken.

Microsoft biedt twee abonnementen aan; Microsoft 365 Family en Microsoft 365 Personal.

• Microsoft 365 Family kost jaarlijks 99,- euro of 10,- euro per maand. Dit pakket is voor maximaal zes gebruikers. Elke gebruiker krijgt 1 TB online opslagruimte (dus totaal 6 TB).
• Microsoft 365 Personal kost jaarlijks 69,- euro of 7,- euro per maand. Dit pakket is voor maximaal één gebruiker.

Alleen bij Microsoft 365 Family is het mogelijk het pakket een maand gratis te proberen. Om de proefversie te downloaden is een Microsoft-account nodig. Iedereen met een Hotmail-, Live of Outlook.com-adres heeft zo’n account. Hebt u nog geen account, lees dan het artikel ‘Microsoft-account aanmaken‘. Voor de proefversie moet u betaalgegevens invullen: een creditcardnummer, een PayPal-account of iDEAL. Na de eerste gratis maand gaat de betaling in, tenzij u binnen 30 dagen opzegt.

Let goed op: voor Microsoft 365 Personal bestaat geen proefversie.

Het pakket Office 2021 voor Thuisgebruik en Studenten kost eenmalig 149,- euro. Voor dat bedrag mag u alle Office-diensten en programma’s eindeloos gebruiken. De diensten en programma’s komen overeen met Microsoft 365 maar er zijn enkele verschillen:

1. Office 2021 kan slechts op één computer worden geïnstalleerd. Eens per negentig dagen mag u het het op een andere computer zetten, bijvoorbeeld als de eerste computer kapotgaat of bij aankoop van een nieuwe.
2. Bij de aanschaf van Office 2021 krijgt u alleen Word 2021, Excel 2021 en PowerPoint 2021. Updates krijgt u niet. Publisher, OneNote, Acces, Outlook en de1 TB OneDrive opslag zitten er niet bij inbegrepen.

Het voordeel van Office 2021 is dat u geen abonnement hoeft te betalen. In ruil daarvoor zitten er minder programma’s – zoals de e-mailsoftware Outlook – in het pakket. Een ander nadeel is dat u geen recht hebt op nieuwere versies van de programma’s. U ontvangt alleen veiligheidsupdates, dus op termijn veroudert het pakket.

De systeemvereisten zijn voor beide Microsoft 365-producten gelijk: vereisten Microsoft 365. Voor Office 2021: vereisten Office 2021.

Elke bezitter van een Microsoft-account krijgt standaard 5 GB gratis opslag in de cloud. Een groot voordeel van opslaan in de cloud is dat u vanaf iedere computer met internet bij uw bestanden kunt. Ook wanneer u bijvoorbeeld bij familie bent of ver weg bent op vakantie. Bovendien kunt u samen met anderen aan een document werken. U hoeft aleen maar in te loggen op uw account.

Ook inbegrepen bij een Microsoft-account zijn gratis online versies van Word en Excel. Deze versies werken in alle browsers, ze zijn niet te installeren op de pc. Voor sommige mensen zijn die gratis versies voldoende om mee te werken. Meer in ‘Beginnen met Word Online‘ en ‘Beginnen met Excel Online‘.

Daarnaast is er het pakket van LibreOffice met programma’s die sterk lijken op die van Microsoft, maar dan zijn ze gratis. Meer daarover in ‘LibreOffice‘.

Bij de keuze van het beste pakket is het goed een aantal punten in gedachten te houden:

• Wilt u de programma’s installeren op meerdere computers voor een aantal gebruikers? Dan is Microsoft 365 Family waarschijnlijk de beste optie.
• Wilt u de programma’s gebruiken op meerdere apparaten met één account voor uzelf? Dan is Microsoft 365 Personal waarschijnlijk de beste optie.
• Wilt u de programma’s op één computer gebruiken en hecht u minder waarde aan online opslag? Dan is Office 2021 waarschijnlijk de beste optie.
• het pakket van LibreOffice met programma’s die sterk lijken op die van Microsoft, maar dan zijn ze gratis. Meer daarover in ‘LibreOffice‘.

Een overzicht van de verschillende pakketten en prijzen vindt u op deze pagina van Microsoft. Ook kunt u daar het pakket van uw keuze kopen.