Groepsreizen Afdeling

Afdelingen die voor hun leden groepsreizen bij een reisorganisatie boeken, doen er goed aan een aantal spelregels in acht te nemen. Deze spelregels zijn er op gericht dat de deelnemers aan de reis aanspraak maken op de garantieregeling van de Stichting Garantiefonds Reizen (SGR) wanneer de reis geannuleerd wordt vanwege faillissement van de reisorganisatie. In deze aanbeveling worden de spelregels uitgelegd die u als Afdelingsbestuur of reiscommissie in acht moet nemen.

Hoofdregel is dat u wel mag bemiddelen, maar niet mag organiseren. Indien u namens uw Afdeling een reis organiseert of een bestaande reis aanpast dan is uw Afdeling reisorganisator. De garantieregeling van de SGR is in dat geval niet voor uw deelnemers van toepassing omdat u niet bij de SGR bent aangesloten. Uw deelnemers zijn ook van de garantieregeling uitgesloten indien u samen met een erkend reisbureau een reis organiseert. U mag dus niet organiseren of medeorganisator zijn. Let u daarom op de volgende aanbevelingen.

Aanbevelingen

Houd goed onderscheid tussen uw eigen bemiddelende rol en de organiserende rol van de reisorganisatie. De garantieregeling is alleen van toepassing op reizen die georganiseerd zijn door een deelnemer bij de SGR. De reisorganisatie moet dus met naam en toenaam bekend zijn bij de leden van uw Afdeling. Het moet bovendien duidelijk zijn dat deze met name genoemde reisorganisatie de reis organiseert.

Verwijs in al uw publicaties naar het programma en de algemene voorwaarden voor de reisorganisatie waarvan u de naam en het adres met name noemt. Dit kan een reisprogramma uit een reisgids zijn, of een speciale reis die op papier van de reisorganisatie is afgedrukt.

Maak met de reisorganisatie of het reisbureau duidelijke afspraken over het reisprogramma en het bedrag per deelnemer en laat dit in een offerte vastleggen.

U dient de samenstelling van de reis niet op eigen houtje te wijzigen, bijvoorbeeld door het toevoegen van een eigen reisbegeleiding, excursies, etc. Veranderingen in de reis dienen dus altijd met de reisorganisator te worden besproken en door de reisorganisator in de reis te worden ingebouwd. De reisorganisatie dient dit ook te bevestigen. U dient richting uw leden dezelfde prijs te hanteren als in de overeenkomst met de reisorganisator (of een evenredig deel daarvan). Dit betekent tevens dat u voor alle deelnemers aan de reis dezelfde prijs moet hanteren.

Laat in de factuur van de reisorganisatie, of in een bijlage waarnaar wordt verwezen, opnemen met welke deelnemers de reis ondernomen wordt.

Vermijd in publicaties dat uw Afdeling als organisator van de reis optreedt (dus niet: onze Afdeling organiseert met reisorganisatie A voor u de reis …., maar: onze Afdeling gaat met reisorganisatie A op reis naar …).
Het beste is dat deelnemers zoveel mogelijk rechtstreeks aan het reisbureau betalen. Het ontslaat de Afdeling van een hoop werk. Bovendien heeft de deelnemer met de eigen betaling aan het SGR Reisbureau recht op vergoeding van SGR ingeval het reisbureau in gebreke blijft.
Indien u als Afdeling toch collectief de betalingen aan het reisbureau wilt regelen, zorg er dan voor dat iedereen op tijd heeft betaald. Betalingen door de Afdeling aan de SGR deelnemer zijn namelijk niet gedekt indien uw leden nog niet hebben betaald.

Dus,….. de Afdeling betaalt pas aan de reisorganisator wanneer zij de betaling van de leden heeft ontvangen. De Afdeling dient de reiskosten niet alvast voor te schieten!

Vertrouw niet te snel op beloftes en toezeggingen van de reisorganisatie dat u geen SGR risico loopt. De reisorganisatie wil immers graag verkopen! Als er straks toch een probleem ontstaat, heeft de SGR niets te maken met de beloftes en toezegging(en) van de reisorganisatie.

Let op 
Het gaat hier om aanbevelingen die u in acht moet nemen. Deze aanbevelingen vervangen nooit de algemene voorwaarden van de SGR. Wilt u weten of de garantstelling in een bepaalde concrete situatie voor uw leden van toepassing is, dan dient u hiervoor de algemene voorwaarden van SGR te raadplegen, of bij twijfel uw situatie aan Stichting Garantiefonds voor te leggen.

Tot slot
Maak bij het boeken van een reis gebruik van de speciale collectieve KBO-Brabant reisverzekering. Daarbij worden alle deelnemers verzekerd op één polis en heeft u bij calamiteiten of schade te maken met één alarmcentrale en één verzekeraar.
De reisorganisator zal u ook een mogelijkheid aanbieden om bij de reis meteen de reisverzekering af te sluiten. Wij raden dit af! Immers…. Als de verzekeraar uitkeert aan de verzekeringnemer (en dat is dus de reisorganisator) en die reisorganisator verkeert in de problemen, is het lastig of misschien zelfs onmogelijk om uw schade dor de reisorganisatie betaald te krijgen. Zelf afsluiten is dus het advies. Blijf baas over je eigen reisverzekering.

Voor het afsluiten van een reisverzekering verwijzen wij naar IAK. Klik hier.