Handreiking voor de kascommissie

In de statuten van de Afdeling is geregeld dat de Ledenvergadering een kascontrolecommissie instelt. De commissie bestaat minimaal uit twee leden die geen deel mogen uitmaken van het bestuur.

Iedere vereniging kent een ‘kascommissie'. Deze is zelfs in het Burgerlijk Wetboek voorgeschreven. De kascommissie doet echter aanmerkelijk meer dan de naam suggereert. Dit blijkt ook uit de statuten van de Afdeling. De kascontrolecommissie controleert de jaarrekening en verantwoording van de penningmeester en vergelijkt deze met de door de Ledenvergadering goedgekeurde begroting. Daarna brengt de commissie verslag uit van haar bevindingen aan de Ledenvergadering.
 

Nieuw benoemde leden van de kascontrolecommissie kunnen zich de vraag stellen hoe zij hun taak het beste kunnen uitoefenen. Hier volgt een handreiking.

Taken kascontrolecommissie

De taken van de kascommissie kunnen als volgt worden omschreven:

• Controleren of het financiële verslag correct is, dus overeenstemt met de feitelijke situatie van de Afdeling
• Nagaan of de Afdeling zich aan zijn verplichtingen houdt en geen onnodige risico’s loopt

Financieel verslag
De commissie moet vaststellen dat de informatie in het financieel verslag correct en volledig is. De kascontrolecommissie zou hiervoor als volgt te werk kunnen gaan.

• Controle administratie
  • Het startpunt voor de kostencontrole is een specificatie van de kosten. Zo'n kostenspecificatie is gewoon een lijst waarop alle geboekte kostenbedragen staan, compleet met de datum van betaling en een korte omschrijving. Meestal kan de penningmeester zo'n specificatie leveren door een print te maken van de geboekte kosten, gesorteerd op datum. Controleer aan de hand van facturen met bijhorende bankafschriften en het kasboek met bonnetjes of deze betalingen daadwerkelijk gedaan zijn en correct zijn weergegeven.
  • Bij een omvangrijke administratie kan de commissie steekproefsgewijs te werk gaan. Bij een kleine administratie is het verstandig de gehele administratie door te lopen.
• Controleren beginbalans
  • In het jaarverslag staat een beginbalans vermeld. Komt deze overeen met de eindbalans van het vorige jaarverslag en met de balans in de administratie?
• Controle eindbalans
  • Komen de saldi in de eindbalans in het jaarverslag overeen met wat er aanwezig was in de kassen en op de bankrekening? 

Naleving wettelijke en andere bepalingen
Als de Afdeling subsidie krijgt, zal aan de voorwaarden van de subsidieverstrekker moeten worden voldaan. De kascontrolecommissie moet dus inzage krijgen in alle brieven die van belang zijn om te bepalen of het bestuur zich aan de regels houdt.

Risico's voor de Afdeling
Doordat de kascontrolecommissie inzicht heeft in de gehele administratie van de vereniging, kan zij ook risico's signaleren. Is er bijvoorbeeld niet te veel contant geld aanwezig? Heeft de Afdeling een eigen bankrekening of staat de bankrekening op naam van een bestuurslid?

Bevoegdheid kascontrolecommissie
Het bestuur is wettelijk verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen. De commissie heeft dus een belangrijke bevoegdheid om haar werkzaamheden te kunnen doen.